一、材料收集
（一）账外文件的收集
1.会议记录；
2.召开会议的材料：包括通知、会序、领导讲话、发言稿及与会议有关的材料等；
3.统计报表；
4.外来文件的回复材料；
5.本部门各种活动材料，包括通知、方案、要求、结果及与活动有关的材料等；
6.全校性活动、工作安排中涉及本部门分管部分的各种上报材料的纸质和电子版；
7.各种交接手续；
8.各种证明、介绍信及存根；
9.重要材料需要邮寄时的邮寄存根；
10.重要材料的历次修改稿，多人修改时需在每一份上注明修改者姓名；
11.起草文件时，最后一份电子打印稿的修改稿；
12.涉及个人的材料；
13.凡各类归档材料均需原件。确需复印件归档的，须加盖归档部门公章，并注明经办人和复制时间；
14.课题档案的结题证书应保留原件；
15.特殊情况下，在基建材料中有些相关材料原件被办事单位留存的情况下，可留存复印件，但要签字盖章，同时需附上原件的照片随复印件存档；
16.微信公众平台编辑上传材料的电子版；
17.党、团员名册、职工名册上的信息一定要准确；团员名册因为是下边基层团支部上报的，可以让负责人签字、盖章，而且还要盖侧脊章；
18.工作检查的汇报及反馈材料；
（二）部门汇编材料的收集
本部门编辑制作的各种汇编材料，包括会议材料汇编、专题材料汇编、毕业生作品集等，至少归档一套。
（三）涉及本部门或本部门职工的采访、报道及个人出版物
1.在正规报纸、期刊上报道本校职工的先进事迹材料；
2.接受电视采访方面的纸质和电子版信息材料；
3.正规网站上报道的有关事迹材料；
4.正式出版物。
二、保管期限的划分
1. 介于两种期限之间的材料就高不就低；
2. 本部门形成的材料宁长毋短；
3. 可存可不存的材料选择存；
4. 能反映本部门发展轨迹的材料永久保存。
三、文件排序
（一）将同一事由或内容相近的文件尽量放在一起排序，排序时遵循以下原则；
1.件内文件的排序：
1）结论性文件放在最前面；
2）有请示和批复时，先排批复，后是请示，再次按照时间的先后顺序排列相关的支撑材料；
2.同一事由形成的文件，内容单一的，按照形成时间的先后顺序排列；例如：
1）党员组织关系介绍信存根；以“盖章落款”的日期排序；
2）涨工资的材料，按照“审批部门盖章”的时间为准排序；
3）发展党员或干部任免的材料，按文件落款时间排序；
4）关于师资培训方面的材料，按时间的先后排序；
5）统计报表方面：按照报表的时间先后排序；
6）职称评审方面：批复→请示→其他相关材料（按时间排列）；
7）政治理论学习的材料，按材料形成的时间排序；
8）教师节活动的材料，按时间顺序排列。
（二）同一年度、同一类别、同一保管期限内按文件的时间结合事由排序；（新要求－文件排大流水号的方法）
以组织部为例：
1）首先排“1 月份”的文件；
2）在1 月份里按“日”排序；
Ø序号1：领导新年慰问困难党员的相关材料，共4份，排到序号4；（1月1日）
Ø序号5：党员组织关系介绍信存根材料（1 月2 日）
Ø接着序号6、序号7……都排党员组织关系介绍信存根，直到排完这一事由的材料为止，结束的序号是67；
Ø序号68：应接着“序号5”文件的日期排下一个文件（1 月3 日）；
（三）在同一类别、同一年度、同一保管期限内编排大流水号时，“（一）中所列情况”以排在最前面的文件日期为准；
（四）成册的会议记录必须以一次会议为一件编制件号；
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